Arbetsordning för styrelsen och kommittéer

Styrelsesammanträden 

Styrelsen skall sammanträda 11 ggr per år, den tredje tisdagen i varje månad förutom juli månad. Härutöver skall sammanträde hållas om en styrelseledamot eller ridskolechefen så begär. Vid varje sammanträde skall protokoll föras. 

Kallelse till styrelsemötet skall vara varje styrelseledamot/suppleant tillhanda senast en vecka innan styrelsemötet äger rum. Ledamoten skall samtidigt med kallelsen få med föregående mötes protokoll. Kallelse till sammanträdet skall ske genom e-post. 

Styrelsesuppleanterna har alltid rätt att delta i styrelsemötena och skall ingå i styrelsens kommittéarbete. 

Styrelsen ansvarar för att samtliga klubbens kommittéer är verksamma.

Styrelsen skall ha ett övergripande IT-ansvar.

Verkställande utskottet (VU)

Verkställande utskottet som består av ordförande, kassör, vice ordförande, kassör, sekreterare samt ridskolechefen kan sammanträda mellan styrelsemötena om så behövs för att bereda ett brådskande ärende. Minst tre skall vara närvarande. Ett möte i VU skall protokollföras. På kommande styrelsemöte skall information lämnas till övriga i styrelsen om den fråga som har avgjorts av VU.

ARBETSFÖRDELNING 

Ordförande

• Skall ansvara för att styrelsemötena och beslut fattas i enlighet med föreningens stadgar.
• Ansvara för att förberedelserna inför årsmötet hålls i enlighet med föreningens stadgar så att årsmötet kan äga rum på ett korrekt sätt.
• Ha ett övergripande ansvar för verksamheten. 

Vice ordförande

• Skall träda i ordförandes ställe när så behövs.
• Tillsammans med ridskolechefen ansvara för personalen. 

Kassör

• På varje styrelsemöte lämna en ekonomisk rapport för styrelsen
• Upprätta årsbokslut, årsredovisning
• Tillsammans med de olika kommittéerna och ridskolechefen upprätta en budget för kommande verksamhetsår.
• Stödja och informera övriga i styrelsen och personal i Enköpings ridklubb i ekonomiska frågor.
• Stödja ungdomssektionens kassör i dennes arbete.
• Kassören skall tillsammans med ekonomipersonal ansvara för att
• Löpande bokföring och avstämningar sker enligt redovisningsrådets rekommendationer.
• Löpande fakturor attesteras och betalas inom förfallotiden.
• Löner och andra ersättningar räknas och utbetalas och att kontrolluppgifter och AMFuppgifter sammanställs och redovisas till berörda myndigheter.
• Skatter och avgifter redovisas till myndigheter och betalas i rätt tid.
• Fakturering och bevakning av kundfordringar sker löpande.
• Kontantkassan avstäms regelbundet. 

Sekreterare

• Skall tillsammans med ordförande upprätta en dagordning inför varje styrelsemöte.
• Skicka ut kallelse till alla medlemmar i styrelsen senast en vecka innan styrelsemötet, kallelsen skickas via e-mail.
• Föra anteckningar på styrelsemötet, skriva rent och distribuera protokollet till ordf. för justering samt till mötets justeringsman. Protokollet skall därefter skickas till alla i styrelsen inkl. ridskolechef samt till klubbens revisor. Ett original av protokollet skall förvaras i pärm på kontoret vid Enköpings ridklubb.
• En förkortad version av styrelseprotokollet skall läggas ut på hemsidan under rubriken styrelseprotokoll. Syftet med den förkortade versionen är att ge medlemmarna inblick i vad som diskuteras på styrelsemötena. Uppgift om personalfrågor utelämnas.
• Efter årsmötet skall sekreteraren sammanställa uppgifter på den nya styrelsen och skicka in dessa till distriktet och Svenska ridsportförbundet samt klubbens hemsida. Skapa och underhålla adresslistan för styrelsen. Skicka in uppgifter om medlemsantalet till distriktet och SvRF varje år.
• Medlemmar som fyller 40, 50 och 60 år uppvaktas av ridklubben. De som gör en stor insats uppvaktas med present eller blommor och övriga uppvaktas med ett kort. En lista på de som fyller jämt går att få från medlemsregistret.